Razstava je naše najboljše orodje

Ko se pričnemo pripravljati na razstavo oz. na dejavnosti, ki nam bodo omogočile učinkovito pripravo razstavnega prostora, imejmo pred očmi tudi nekaj zahtev, na katere načrtovalci dostikrat pozabijo:

1. Razstava je v prvi vrsti namenjena predstavitvi, manj sklepanju pogodb. Manj je namenjena stalnim, že znanim odjemalcem, tem bolj pa novim, potencialnim.
2. Razstavni prostor ni samemu sebi namen. Ni razkošen in atraktiven le zato, da bi očaral, ampak je ozadje za predstavitev izdelkov, njihovih lastnosti in značilnosti.
3. Prostor resda služi tudi zagotavljanju normalnih pogojev dela osebju na njem, a njegova prva naloga je biti uporaben in všečen obiskovalcu.
4. Oblikovanje prostora naj le prispeva k ugledu podjetja, še bolj pa naj bo v prid ugledu izdelka.

Torej mora biti razstavni prostor ravno prav vabljiv, prijazen in odprt, da ga bodo obiskovalci opazili (le tri, štiri sekunde imamo na voljo, da mimoidoči opazi nekaj, kar ga zanima) in zainteresirani tudi obiskali in poiskali dodatne informacije.

Sami, z manjšo ali večjo pomočjo

Slovenska podjetja svoje predstavitve na sejmih in razstavah doma in v tujini izvajajo z zelo raznoliko vsebnostjo lastnega oz. pogodbenega dela.

Nekatera velika, homogena podjetja so nekdaj z lastnimi, hišnimi agencijami obvladovala vse dejavnosti predstavitve na sejmih. Danes pa večinoma vsi najemajo tudi ali celo izključno le zunanje, pogodbene sodelavce.

Pogodbeni sodelavci se bodisi najemajo za posamezne faze načrtovanja in izvajanja sejemske predstavitve, bodisi s svojim delom zagotavljajo kompleksnejše in celovitejše izvajanje komunikacijskega spleta.

Pogodbeni sodelavci lahko pomagajo pri: izbiri ustreznega sejma ( kot posamezni svetovalci ali kot agencija polnega servisa) prijavi razstave in drugem urejanju zadev z organizatorjem sejma ( kot specializiran servis, kot predstavništvo sejma v Sloveniji, kot agencija polnega servisa) oblikovanju sejemske stojnice ( kot posamezni projektant v Sloveniji ali kraju, kjer je sejem, kot agencija polnega servisa) postavitvi in podiranju sejemske stojnice (kot podjetje za izvajanje razstavnih prostorov doma ali v tujini, kot agencija polnega servisa) opremljanju sejemskega prostora (isto, kot zgoraj) prevozu, špediciji, carinjenju in zavarovanju, pri prevzemu in skladiščenju blaga (kot posamične specializirane institucije za te storitve, kot agencija polnega servisa) pripravi sejemskih gradiv, ki jih potrebuje razstavljalec, npr. prospektov, video filmov, gradiv za novinarje, poslovnih daril.... (specializiran izvajalec posameznih orodij, agencija polnega servisa) pripravi "dogodkov" na razstavnem prostoru, npr. prikazov delovanja, nastopa folklorne skupine, projekcije na video steni, izboru in šolanju hostes (posamične specializirane hiše, agencija polnega servisa) pripravi in izvedbi vseh vrst oglaševanja, ciljnih mailingov ipd. (specializirane agencije, agencije polnega servisa) itd.

Kot vidimo, je niz možnosti za najemanje podjetij in posameznikov. Kaj bomo najeli, je seveda suverena odločitev vsakega razstavljalca posebej.

Vedeti pa moramo, da so stroški domačega dela le malo nižji od najetega, če upoštevamo posamezno enoto sejemske predstavitve. Pa še to le na račun boljšega poznavanja notranjih razmer in načrtov podjetja, dostikrat pa tudi na račun manjše kreativnosti.

Zunanjim izvajalcem pa so praviloma bolj poznane razmere pri posamičnih sestavinah sejemske predstavitve. Agencija polnega servisa ima še to dodatno prednost, da poleg obvladovanja vseh (ali skoraj vseh) sestavin - razstavo pripravi in izvede "na ključ"-, za podjetje opravi tudi vse načrtovalsko delo in sproti koordinira izvedbo posameznih sestavin sejemske predstavitve.

Pri nas imamo pogodbene izvajalce vseh navedenih kategorij. Najpogostejši so izvajalci razstavnih prostorov z lastno, sistemsko sejemsko konstrukcijo in morda še s svojim oblikovalcem. Zelo redke pa so prave agencije polnega servisa, ki so sposobne z lastnimi sredstvi in osebjem enakovredno zagotavljati vse sestavine trženjskega spleta.

In sedaj izberimo sejem!

Ko smo spoznali trženjski načrt podjetja, postavili komunikacijske cilje in spletli komunikacijske instrumente, bomo pričeli načrtovati razstavo.

Načrtovalci sejemskih predstavitev uporabljajo različne postopke in orodja pri določanju, katerega sejma se udeležiti - pa naj gre za osebni obisk sejma ali za razstavljanje na njem. Skrbna izbira je potrebna zato, da se razstavljanje ne bi sprevrglo v polomijo. Do te lahko pride iz različnih razlogov:

• sodelovanje na sejmu ni del širših trženjskih načrtov
• cilji nastopa na sejmu niso jasni ali pa sploh niso postavljeni (včasih se podjetje sejma udeleži iz preprostega razloga, ker tam še ni bil ali ker se ga udeležuje že od nekdaj)
• tematika sejma ni primerna za izdelke, ki jih razstavljamo, ali pa zanje ni primerno tržišče
• slab obisk sejma, malo pridobljenih informacij, slab način razstavljanja in drugo.

Odločitev o udeležbi na določenem sejmu mora biti zasnovana na trženjski strategiji oz. odgovorih na naslednja vprašanja: Ali je tržišče, ki ga pokriva sejemska prireditev, za naše izdelke zelo pomembno? Ali naši izdelki zadovoljujejo zahteve tega tržišča in so konkurenčni? Poznati je treba konkurenčne cene, kakovost in lastnosti konkurenčnih izdelkov, stališča, okuse in potrebe potrošnikov itd. Ali obseg naše proizvodnje lahko zadosti povpraševanju na tem trgu? Ali je ta sejemska prireditev edina oz. najboljša oblika za vstop na to tržišče? Ali so rezultati lahko tako dobri, da bodo upravičili porabljena sredstva? Ali smo pripravljeni na vse trženjske dejavnosti, ki bodo potrebne po nastopu na sejmu?

Ob tem seveda opozorimo na dejstvo, da je sejem tudi eden od pomembnih virov informacij. Zato vsakomur, ki se določi za vstop na določeno tržišče in ni prepričan, da je takojšen prikaz izdelkov na sejmu najboljši način za to, priporočamo, da obišče sejem najprej osebno. Sam sejem je nekakšna raziskava tržišča, saj nam pove:

• kdo razstavlja izdelke, ki so našemu enaki ali podobni
• kakšne konkurenčne izdelke razstavljajo, torej kakšne lastnosti imajo ti izdelki
• kakšni so prodajni pogoji teh izdelkov
• na kakšen način jih predstavljajo
• kateri prodajni kanali (posredniki) so na tem tržišču dostopni in zanimivi
• in druge pomembne informacije.

Obiskovalci, večinoma potencialni odjemalci razstavljenega blaga, pa sejem obiščejo:

• da si ogledajo dosežke svojih dobaviteljev
• da ugotovijo smeri industrijskega razvoja in inovacijske dosežke
• da najdejo nove in dobičkonosne izdelke
• da odkrijejo nove dobavitelje
• da si lahko na enem mestu ogledajo celotno ponudbo
• da izmenjajo izkušnje in mnenja z drugimi odjemalci
• da sodelujejo na seminarjih in pri drugih dogodkih, ki prikazujejo razvoj panoge in izdelkov.

Eno od najpogostejših orodij, s katerim si pomagamo pri izbiri primernega sejma, so sejemski katalogi. V prvi vrsti nam pomagajo veliki katalogi sejemskih prireditev, ki združujejo informacije o večini pomembnejših sejmov na svetu ali v ožji regiji. Seveda so ti katalogi praviloma dostopni v tiskani ter elektronski izvedbi, nekateri pa tudi preko Interneta (npr. Hannoverski Globis)

Eden takšnih katalogov je m+a ExpoDataBase, ki ga izdaja frankfurtska založba m+a. V tem katalogu se za vsak sejem navedene naslednje informacije, urejene po državah, po mestih, kronološko po času, po okrajšanih imenih sejemskih prireditev, po panogah in skupinah izdelkov ter po kongresih in seminarjih:

1. Ime sejma
2. Kategorije sejma (mednarodnost, strokovnost, kongres za panogo)
3. Datum trajanja sejma
4. Turnus (enoletni, dvo-,tri-...letni)
5. Lokacija sejma
6. Navedba razstavnih izdelčnih skupin, panog, cena kvadratnega metra razstavne površine
7. Komu je sejem namenjen (strokovnjakom, trgovcem, splošni javnosti)
8. Kolikšna je neto površina razstav, koliko od tega je domačih in koliko tujih razstavnih površin
9. Kakšna je struktura razstavljalcev (% tujih, domačih; % neposrednih, posrednih razstavljalcev - zastopnikov, predstavnikov...)
10. Število obiskovalcev, delež domačih, tujih, % strokovne javnosti
11. Kateri simpoziji in kongresi spremljajo sejem
12. Kdo organizira sejem, naslov, kontaktna oseba

Podatke o sejmih s podobno vsebino objavljajo tudi organizatorji sejmov, pa naj bodo to posamezna razstavišča, lokalni organizatorji (kakršen je npr. Gospodarsko razstavišče, Celjski sejem) ali pa veliki mednarodni organizatorji (npr. multinacionalka Reed Exhibition Company, ki letno organizira več kot 300 dogodkov po vsem svetu).

Podatke o posameznem sejmu bo naš razstavljalec premeteno skušal pridobiti tudi po drugih, neformalnih poteh. Predvsem mu bo takšna pot zanimiva tam, kjer ni na voljo oz. lahko dostopnih uradnih podatkov. Povprašal bo npr. veleposlaništvo Slovenije v določeni državi, poiskal posameznike ali skupnosti naših rojakov v njej, zanimalo ga bo mnenje Gospodarske zbornice, podjetij, ki so tam že razstavljala, poizvedoval bo pri novinarjih, v poslovnih in drugih časopisih ipd.

Viri za pridobitev podatkov o sejmu so torej: Organizator sejma Katalogi Trženjski, trgovski in industrijski časopisi Trgovci, trgovinska združenja, zbornice Izkušeni razstavljalci in agencije Obiski sejmov

Ko zberemo osnovne podatke o sejmu, moramo pridobiti še podrobnejše informacije, ki se bodo nanašale na:

• razstavni program, podrobno
• podatke o poteku minulega sejma (obiskovalci, razstavljalci)
• ceno in druge pogoje razstavljanja
• možnosti storitev, ki jih ponuja organizator sejma oz. razstavišče
• druge podrobnosti, pomembne za odločitev o sodelovanju.

V te namene organizatorji sejmov pripravijo prospekt, brošuro ali drugo pisno gradivo in ga razpošljejo dosedanjim udeležencem in tistim, ki se zanimajo za sodelovanje.

Posebej bo za našega razstavljalca zanimiva cena najema razstavnega prostora. Ta se giblje v zelo širokem razponu: od nekaj deset evrov za regionalni splošni sejem do 300 evrov za specializiran svetovni sejem. Za kvadratni meter, se ve.

A to je šele najemnina razstavnega prostora. Sledili ji bodo stroški priprave razstavnega prostora, izdelkov, ki jih bomo razstavljali (in jih je morebiti treba še do konca razviti), prevozov, gradiv za promocijo, oglaševanja, daril, osebja itd. Tudi ti so lahko različno visoki, saj glede na želeni učinek določimo različna komunikacijska sredstva. Za velik učinek stroški zagotovo ne bodo majhni (čeprav visoki stroški sami po sebi še ne pomenijo velikega učinka).

Ko bodo znani vsi našteti podatki, bomo s tehtanjem in primerjanjem posameznih sestavin lahko ocenili, katerih sejmov se bomo udeležili tako, da bo naš nastop tudi učinkovit. To tehtanje seveda ni enostavno, še posebej, če načrtujemo več različnih predstavitev v določenem obdobju.

Kaj mora vedeti načrtovalec sejma, preden se odloči za sodelovanje na določenem sejmu? Poznati mora: tržno strategijo in trženjski načrt na konkretnem trgu komunikacijski načrt na tem tržišču izdelke, prodajne pogoje in prodajne poti na tem trgu značilnosti sejma (program, obisk, razstavljalci) cene in druge pogoje razstavišča razpoložljivi čas in finančna sredstva možnosti tujih storitev za sejem lastne sposobnosti.

Kako velik razstavni prostor potrebujemo

Velikost razstavnega prostora je odvisna predvsem od naših lastnih načrtov in pričakovanj.

Najprej nas bo zanimalo, katere izdelke bomo razstavljali. Njihova velikost, teža, da, celo barva lahko vpliva na odločitev o velikosti stojnice. Seveda ne bo vseeno, ali bodo izdelki postavljeni pregledno, z možnostjo dostopa, ali pa bodo stisnjeni drug zraven drugega. Bodo na policah, podstavkih, v vitrinah? Bomo pripravili prikaze uporabe izdelkov?

Nato nas bo zanimalo osebje, ki bo na stojnici. Bodo to demonstratorji, aktivni tržniki, ki bodo predstavljali izdelke ali pa predvsem "sedeči" trgovci, ki se bodo skrivali nekje zadaj, ob kavi in kozarčku? Omizja lahko terjajo svoj, kar zajetni del prostora, prav tako gostinski servis, skladišče prospektov in garderoba.

Ali bo predstavitev izdelkov poleg demonstracije spremljala še kakšna druga oblika predstavljanja? Bo to morda modna revija, dia projekcija, video stena? Ali pa bo dogajanje popestrila folklorna skupina z muzikanti, pantomomik in slavni športnik, ki bo delil avtograme?

In končno ali pa na začetku, kakor hočete: velikost prostora bo opredeljena tudi na osnovi komunikacijskega pozicioniranja naše razstave, kar bo narekovalo bogato, skromno, razkošno, racionalno, razgibano, enolično, barvito in kakršno koli že ureditev razstavnega prostora - odvisno pač, kakšen učinek želimo doseči pri obiskovalcu.

Ko bo našo željo po kvadraturi izvedel organizator sejma, nam bo delno pomagal določiti velikost tudi on. Glede na razpoložljive površine razstavnega prostora na sejmišču in glede na povpraševanje po njem nam bo določil kvadraturo, ki bo čim bližja želeni, ter makro in mikro lokacijo (dvorano in prostor v njej), s tem pa tudi obliko prostora, ki bo lahko:

• otok (prostor odprt na vse strani)
• polotok (odprt na tri strani), v dolgi ali kratki izvedbi
• vogalni (odprt na dve strani)
• prehodni (odprt na dve vzporedni strani)
• v nizu (odprt na eno stran), v dolgi ali kratki izvedbi.

Večina razstavišč bo glede prostora prisluhnila željam in zahtevam razstavljalcev in bo ustregla pravočasnim dodatnim željam.

Končno bo velikost določala tudi cena.

Različne tlorisne oblike stojnice

V realnosti pa se vseeno prerado zgodi, da nam velikost in lokacijo razstavnega prostora opredeli višja sila - vodstvo podjetja, torej finančne zmožnosti, ali pa organizator razstave.

Prijava za sejem

Na našo zahtevo nam razstavišče oz. organizator sejma pošlje prijavne formularje. Ti vsebujejo opis storitev in izdelkov, ki nam jih ponuja, ter njihove cene. Opozarjamo vas na cene, ki dostikrat ne zajemajo davka na dodano vrednost. Ta je v različnih državah različen in svetujemo, da se že pred prijavo pozanimate, ali cena vsebuje davek. Ta vam lahko končno ceno poveča tudi za 25 odstotkov ali več.

Sejmišča običajno ponudijo:

1. Razstavni prostor:
Ta je cenovno lahko različen glede na:

• makro lokacijo (notranji, zunanji prostor)
• mezo lokacijo (različne dvorane, nadstropja)
• mikro lokacijo (oblika stojnice - vogalna, v nizu, otok...)
• kdo postavlja stojnico (če je to pogodbeni izvajalec, lahko organizator to obremeni z dodatno tarifo)

Organizator sejma natančno določi tehnične pogoje za postavitev stojnice, lahko zahteva dokazila o varnosti, statične izračune, zahteva dokazila o zavarovanjih itd.

2. Priključke:

• za vodo (dotok in odtok)
• za elektriko
• tekoči plin
• stisnjen zrak
• za komunikacije (telefon, faks; analogna, digitalna ISDN linija..., najem pagerja), vse v različnih možnostih priključitve ter z dodatnim zaračunavanjem porabe po števcu ali pavšalno.

3. Vpis v sejemski katalog (knjižna ali elektronska oblika):

• za osnovni vpis (ime in naslov podjetja, glavni razstavni program - običajno je osnovni vpis obvezen in ga je treba plačati)
• za dodatni vpis in objavo oglasov
• za dodatni (ali avtomatski) vpis v sejemski elektronski informacijski sistem.

4. Vstopnice in parkirišča:

• proste vstopnice za izvajalca razstavnega prostora (postavitev in podiranje)
• proste vstopnice za osebje (glede na zakupljeno število m2)
• stalne vstopnice
• vstopnice za enkratni vstop
• kupone za vstopnice (kupon je treba ob vhodu na razstavišče zamenjati za vstopnico; običajno jih pošljemo z vabilom tistim, ki jih želimo srečati na naši stojnici; organizator sejma zaračuna le uveljavljene kupone)
• parkirna mesta na sejmišču (izjemoma) in na določenih urejenih parkiriščih zunaj njega.

5. Oglaševalske storitve organizatorja sejma:

• za oglaševanje v sejemskem časopisu
• za oglaševanje na prostem zunaj sejmišča, na sejmišču, v dvoranah (table, panoji, vozila, zastave, transparenti, velika in druga plakatna mesta...)
• za oglaševanje na sejemskem radiu, interni TV, informacijskem sistemu...)
• za oglaševanje na drugih komunikacijskih sredstvih organizatorja sejma (vstopnice, letaki, sponzorstvo...)
• storitve tiskovnega centra ("nabiralnik", dostop do novinarjev, specialistov...)
• brezplačne oglaševalske storitve sejmišča

6. Sejemske storitve:

• zavarovanja in varovanja vseh vrst
• najem delovne sile vseh vrst
• storitev transporta, špedicije, skladiščenja
• servis od vrat do vrat
• dostavo pošte
• patentno zaščito izdelkov
• najem razstavne opreme vseh vrst
• naročilo postavitve sejemskega prostora
• naročanje dekoriranja, izrezave črk, pleskanja, cvetja, fotografiranja, čiščenja in odnašanja smeti in drugih storitev.

7. Obsejemske dejavnosti:

• udeležba na razpisanih seminarjih (aktivna ali pasivna udeležba)
• udeležba na razpisanih konferencah, simpozijih
• udeležba pri drugih dejavnostih (izleti, ekskurzije...)

Za naročanje vsake storitve organizator sejma določi zadnji rok prijave.

Vse to in še marsikaj (tudi turistične storitve, hotelske, gostinske, bančne, rent-a-car...) lahko naročite in dobite na sejemskem prostoru - za določeno ceno. Dostikrat so te cene povsem sprejemljive. Se pa zelo rade sprevržejo tam, kjer zaslutijo časovno in drugo stisko. To velja tudi za cene razstavnega prostora, ki se praviloma gibljejo glede na povpraševanje - in odsevajo kdaj tudi monopolni položaj organizatorja oz. sejmišča. Dober mednarodni tematski sejem je običajno spleten iz ambicij in pričakovanj kakovostnega organizatorja sejmov, razstavišča in mednarodnih panožnih združenj, kjer vsak zasleduje svoje strokovne, organizacijske in finančne cilje. Zato je takšna razstava lahko draga, a večinoma vseeno učinkovita investicija.

Čas je denar - prijava Zbiranje podatkov o sejmih (20,X-220) Izbira sejma (X-180) Zahtevek po podatkih o sejmu (X-210) Analiza podatkov o sejmu (5,X-190) Določitev velikosti prostora (X-180) Prijava: prostora (X-180) priključkov (X-90) vpisa v katalog (X-90) vstopnice in parkirišča (X-60) oglaševanja na sejmu (X-90) sejemske storitve (X-60) obsejemskih dejavnosti (X-30)

Organizator sejma je dolžan razstavljalcu za ceno najema razstavnega prostora ponuditi:

• razstavno površino po pogodbi oz. potrjenem naročilu
• normalne pogoje postavljanja in podiranja stojnice (dovolj časa, dostopnost, možnost najema storitev, skladiščenje...)
• normalne pogoje razstavljanja (dovolj široko hojnico, preprečitev zvočnih, vidnih in drugih motenj, protipožarno, protivlomno in drugo zaščito...)
• pravočasen izid kakovostnega kataloga
• proste vstopnice
• vsaj minimalno promoviranje, tj. tržno komuniciranje sejma in seminarjev, s ciljem privabiti kar največ ciljnih obiskovalcev.

Vse, kar nam ponuja organizator sejma, skrbno preučimo in se odločimo za tiste sestavine, o katerih smo prepričani, da nam bodo zagotovile dober učinek glede na vložena sredstva. Ker se odpravljamo na tuje, kjer, kot smo ugotovili, praviloma tržimo medorganizacijsko, bomo pazili predvsem na to, da iščemo pozornost in interes povsem določenih ciljnih skupin. Izbrali bomo torej tiste ponujene storitve, ki nam bodo pomagale pritegniti prav te obiskovalce.

Sejemski katalog

Sejemski katalog je osnovno komunikacijsko sredstvo na sejmih - poleg razstavnega prostora seveda.

Sejemski katalogi ponujajo naslednje informacije: navedbo vseh razstavljalcev po abecednem vrstnem redu, z naslovi, telefonskimi številkami in drugimi podatki ter z navedbo razstavnega programa indeks blagovnih znamk navedbo razstavljenih izdelkov po nomenklaturi po abecednem vrstnem redu navedbo razstavljenih izdelkov po nomenklaturni sistematični razvrstitvi (nomenklatura kakovostnega sejma je lahko vzor sistematičnosti in načrtnosti) navedbo razstavljalcev po izdelčnih skupinah, kar je za obiskovalce, ki iščejo določeno skupino izdelkov, daleč najpomembnejši del kataloga oz. sejemske informatike nasploh navedbo konferenc, simpozijev in drugih dogodkov podatke o organizatorju sejma, ki obsegajo tudi podatke o organizatorjih skupinskih, tematskih in državnih predstavitev informacije o sejmu in podatke o storitvah (informacijski - tudi elektronski - servis, tehnične in druge storitve, carina, špedicija, prva pomoč, gasilci, policija, tiskovno središče, restavracije, transport, namestitev...) načrt sejmišča in razporeditev, z razporeditvijo razstavljalcev v dvoranah vred oglase

Katalog je lahko natisnjen v več jezikih. Dobro organizirani sejmi debelemu, v barvah natisnjenem katalogu dodajo vse navedene podatke tudi na cederomu.
(op.: Navedbe vsebine kataloga so povzete po katalogu informacijsko bržčas najpopolnejšega sejma v Evropi - Hannover Messe.)

Vse navedene podatke lahko obiskovalec sejma najde tudi v elektronskem informacijskem sistemu sejma. Na informacijskih točkah sejmišča si obiskovalec s pomočjo računalnika zlahka prikliče želeno informacijo. Praviloma je vnos v tak sistem brezplačen in se izvede vzporedno z vnosom v katalog.

Vnešeni pa bodo le tisti podatki, ki jih boste sporočili pravočasno in ki bodo ustrezali nomenklaturi kataloga in vašim komunikacijskim načrtom.

Vabljenje

Sejem je tisto orodje tržnega komuniciranja, ki skuša vzpostaviti stik med ponudnikom in odjemalcem, med razstavljalcem in obiskovalcem kar se da neposredno.

Pri tem je vabljenje eno najbolj cenjenih in uporabljanih pripomočkov.

Vabila in vabljenje podrobneje opredeljujemo v poglavju "Brez drugih orodij ne gre". Tu le opozarjamo na potrebo po pridobitvi kar najbolj ciljnih seznamov naslovov - mailing list, in na pravočasnost priprave vabljenja. Naš obisk bo piškav, če ne bomo znali poiskati pravih naslovov in si pravočasno zagotoviti naklonjenost bodočih obiskovalcev.

Načrt razstavnega prostora

Oblikovalec razstavnega prostora bo najprej analiziral dobljene podatke. Nato se bo odločil, ali bo načrtal odprt, vabeč razstavni prostor, ki bo sprejel veliko obiskovalcev, ali pa ga bo bolj zaprl. Odločil se bo tudi, ali bo na razstavni prostor vabil le z všečno razmeščenimi in dekoriranimi izdelki ali pa jim bo dodal še kakšno vsebinsko, programsko ali le likovno nadgradnjo.

Oblikovalec razstavnega prostora mora od razstavljalca dobiti naslednje informacije: Načrte komuniciranja in cilje, povezane s sejmom. Ciljne segmente, ki jih nagovarjamo - To pomeni, da bo izvedel: ali ima razstava nalogo, da predstavi podjetje kot institucijo, da predstavi izdelke ali le omogoči sklepanje poslov z že obstoječimi odjemalci; ali bo treba informirati veliko število obiskovalcev ali le manjše število partnerjev; ali so ciljne skupine zelo posebne ali bolj splošne; itd. Program drugih komunikacijskih orodij, ki jih ima razstavljalec namen uporabiti, oz. vsaj tistih, ki se nanašajo na razstavni prostor, ter morebiti že pripravljene naslove, slogane, nosilne motive... Natančne podatke o rezerviranem prostoru in priključkih, z načrtom prostora vred. Podroben seznam vseh izdelkov, grafičnih gradiv, tekstov ipd., ki jih razstavljamo, s težami, dimenzijami, barvami, embalažo idr. vred. Čim bolj popolne podatke in zahteve hišnega sloga oblikovanja. Podatke o največjem številu sočasno prisotnih zaposlenih in obiskovalcev na stojnici. Potrebe in zahteve po kuhinjskem servisu, skladiščenem in garderobnem prostoru, prostoru za prikaze, show ipd. Oceno sredstev, ki jih je razstavljalec pripravljen vložiti v razstavni prostor (brez najema).

Ko je oblikovalec opremljen z vsemi podatki, bo po metodi preizkusa skiciral več variant tlorisne razporeditve posameznih sestavin razstavnega prostora. Šele ko bo skupaj z razstavljalcem izbral komunikacijsko in funkcionalno najboljšo, se bo lotil podrobnejšega načrta. To bo najprej idejni načrt, namenjen prikazu, in preizkusu pri razstavljalcu. Vseboval bo že vse glavne sestavine, na osnovi katerih bo možna že tudi prva ocena stroškov oz. izdelava ponudbe za izvedbo. Razstavljalcu lahko oblikovalec prikaže prostor tudi z maketo razstavnega prostora.

Izbrani načrt bo oblikovalec izdelal tudi kot izvedbeni načrt. Takšen načrt bo vseboval vsaj podrobno tlorisno razvrstitev vseh predvidenih sestavin ter dva pogleda. V risbi bodo prikazani tudi pomembni detajli, priloženi bodo: spisek elementov razstavne konstrukcije, iz katere bo izdelan razstavni prostor, spisek razstavnih izdelkov ter spisek vseh drugih predmetov, ki jih želi imeti na razstavnem prostoru razstavljalec. Oba spiska sta pravzaprav v njegovi pristojnosti in ni nujno, da ju izdela oblikovalec. Sodita v področje dela organizatorja razstave.

Skice različnih tlorisov istega razstavnega prostora ponujajo razstavljalcu možnost izbire in omogočajo korekcijo koncepta razstave

V prvem spisku bodo navedeni poleg osnovnih delov razstavne konstrukcije (stene, vrata, strop) še talna obloga, svetila, pohištvo, vitrine, podstavki, police, slike in teksti, cvetje in zelenje, informacijski pult, stojala za prospekte, kuhinjska oprema, oprema skladišča ipd., vse tudi v določeni barvni izvedbi.

Barvna usklajenost je pri razstavah zelo pomemben element. Talna obloga npr. bi praviloma ne smela biti kričečih barv, saj že sama meja med prehodom in površino stojnice pomeni tudi psihološko mejo. Če pa je ta označena še z agresivno barvo, jo bo malokdo prestopil. Prestop meje med hojnico - prehodom, ter področjem stojnice je pri obiskovalcu zelo pomembno dejanje. Priča o tem, da mu je nekaj zbudilo pozornost in da je tenzija, kot jo izraža zvedavost, tako močna, da prestopi mejo in s tem že tudi pokaže interes.

Iz dobrih načrtov ponavadi izvedemo tudi dober razstavni prostor

Grafični elementi stojnice so prav tako pomembni. Sejem oz. razstave na njem povzročijo izredno zgoščenost vizualnih sporočil, pravo "onesnaževanje". Oblikovalec mora doseči, da bodo tudi njegove informacije vidne, da se bo "želena slika ločevala od ozadja" in da bo informacija tudi prepoznavna in razumljiva. Še posebej je pomembno, da se bo jasno razpoznala vodilna informacija, pa naj bo to ime ali oblika izdelka, blagovna znamka, ime razstavljalca ali kaj drugega. Praviloma gre za zahtevo po opaznosti majhne količine informacij (npr. ime podjetja) iz večje razdalje oz. opaznosti večje količine informacij iz manjše razdalje. Od velikega k malemu.

Drugi spisek razstavnih izdelkov bo povzetek razstavljalčevega spiska, le da bo že predvideno razstavno mesto za vsak izdelek ter tudi morebitna dodatna obdelava izdelkov (z grafično vred) zaradi poudarkov, morebitnega prikaza delovanja ali poudarjene predstavitve.

Tretji spisek bo vseboval še nekatere sestavine, ki sicer niso del stojnice, so pa nujne za njeno nemoteno delovanje. Npr. vsa čistila, oprema za prvo pomoč, minimalno orodje, pribor in druga oprema kuhinje, reprezentanca, publikacije, poslovna darila itd.

Oblikovalec bo lahko glede na razpoložljiva sredstva, prostor, ki je na voljo, in želje razstavljalca predvidel zelo različno izveden razstavni prostor. Ta bo lahko zaprt, "hiša" s štirimi stenami, lahko bo odprt, morda kot oder, lahko bo izložba, prodajno mesto ali kombinacija posameznih izvedb.

Oblikovalec bo prostor lahko projektiral iz sestavin sistemske razstavne konstrukcije. V našem okolju je kar nekaj takšnih sistemov, ki so si med seboj po zasnovi tudi podobni. Vsem je lastno to, da omogočajo načrtovanje in izvedbo zelo raznolikih, a sestavljivih razstavnih prostorov. Običajno omogočajo tudi izdelavo podstavkov, pultov, vitrin, polic in podobno. Takšni sistemi so Syma, Leitner, Mero in pri nas še posebej razširjen Octanorm, ter manj poznani, a zato bolj zanimivi Mezzo. Razširjeni sistemi namreč izgubljajo atraktivnost, saj so si posamezni razstavni prostori, izvedeni iz istega sistema, preveč podobni.

Ob večji kreativni svobodi pa bo oblikovalec razstavni prostor lahko načrtoval tudi kot unikatni izdelek, izveden iz povsem samosvojih gradiv. Lahko ga bo dvignil v nadstropje, mu dodal oder za določen program, ga dopolnil s svetlobnim ali laserskim showom ali pa ga enostavno spremenil v čarobno odrsko scenografijo. Vse je možno, seveda pa mora služiti ciljem predstavitve. In ne sme biti nesramno drago.

Vsekakor je želja vsakega razstavljalca, da se v množici opazi prav on.

Pri načrtovanju razstavnega prostora mora oblikovalec biti pozoren na razpored komunikacij v dvorani (vhodi, stopnišča, sanitarije, restavracija...), prepreke v prostoru (stene, stebri, viseči objekti...), usmeritev stojnice glede na pričakovani tok obiskovalcev, svetlobo, možnost poudarjenega obeleževanja razstavnega prostora, priključke za vodo, elektriko, zrak, telefon in drugo, zanimati pa ga morajo tudi sosedje in njihovi načrti postavitve stojnic.

Oblikovalca, projektanta, arhitekta, načrtovalca razstavnega prostora - kakorkoli ga že imenujemo, bomo ocenjevali predvsem po njegovi kreativnosti. Ta pa se kaže predvsem v tem, kako inovativno bo uporabil znane dele sistemske razstavne konstrukcije ali pa kako duhovito bo zasnoval po želji izdelan razstavni prostor - da bi kar najbolj všečno in učinkovito predstavil izdelek in razstavljalca ciljni javnosti.

Logistika in transport

V kolikor vas zanima logistika po posameznih državah, si ogejte zavihek Podatki o državah.

V kolikor vas zanima logistikav posameznih državah, si ogljete zavihek Podatki o državah.

Vse, kar sestavlja razstavni prostor, moramo na nek način pripeljati na razstavišče.

Katastrofa za razstavljalca je, če na dan odprtja sejma (in ta je "v ponedeljek ob 10. uri", nič prej in nič kasneje) stojnica sameva prazna, ker se je blago zadržalo nekje na poti; bodisi zaradi nesreče bodisi ker so ga zaustavili na carini ali pa so ga preprosto izgubili.

Proces logističnih postopkov terja kar nekaj znanja in izkušenj.

1. Zbiranje izdelkov, embaliranje
Zbiramo in embaliramo vse sestavine razstavnega prostora.
Seveda so najpomembnejši razstavni izdelki. Nemalokrat je datum odprtja sejma tudi datum izdelave prototipa novega izdelka oz. datum dokončanja razvoja izdelka. Velikokrat se lovi zadnja minuta, da izdelek prispe na zbirališče in se pridruži drugim sestavinam razstavnega prostora ali pa ga tja prinesejo kar "v žepu".
Vse izdelke, ki so na spisku kot razstavni eksponati, moramo dobro poznati.
Poznati moramo njihovo vrednost, velikost, težo in morebitne druge značilnosti
(npr. lomljivost, občutljivost na tresljaje, mraz ipd.).
Vse izdelke embaliramo v zanje najprimernejšo kosovno embalažo. Ni dovolj le oznaka: Lomljivo!, izdelek mora biti res dobro embaliran! Vsak kos razločno označimo, nanj napišemo ime, tudi v tujem jeziku. Označimo pa seveda tudi nevarnost razbitja oz. lomljivosti. Izostati ne sme naslov, kamor ga pošiljamo - torej naslov sejmišča, ter prejemnika - torej razstavljalca ali izvajalca razstavnega prostora. S točno navedbo številke dvorane in stojnice. Kosovno embalažo zaradi lažje manipulacije shranimo v skupinsko embalažo, ki pa mora biti označena enako kot kosovna.
Podobno opremimo tudi razstavno konstrukcijo ter vse elemente, ki jo sestavljajo.
Torej se na enem mestu zbere vse, kar je bilo prej na treh spiskih.

2. Zavarovanje pri prevozu tovora
Ker na poti, pa tudi pri rokovanju s sestavinami razstavnega prostora (pri zbiranju, natovarjanju, raztovarjanju in izvedbi razstavnega prostora ter tudi na vsej poti nazaj) grozi kar nekaj nevarnosti, je pošiljko pametno zavarovati. Gre za zavarovanje pri prevozu, zavarovanje pri manipulaciji in zavarovanje med trajanjem sejma.
Zavarovanje opravimo pri domači zavarovalnici. Priporočljivo je, da ima ta mednarodne povezave, ki nam olajšajo morebitne postopke v škodnem primeru. Pri prijavljanju zavarovanja nam bodo zelo prav prišli natančni in prevedeni spiski sestavin razstavnega prostora, s podatki o vrednostih vred. Če je potreba po takšnih spiskih večkratna, torej, če se udeležujemo več sejmov, bomo imeli že pripravljen formular, v katerega vpisujemo potrebne podatke.

3. Mednarodna špedicija, transport in carinjenje
Izkušen mednarodni špediter nam bo v veliko korist pri določanju poti in oblike transporta, pri nasvetu o embaliranju, pripravi potrebne dokumentacije za prehod meja in tudi pri fizičnem prehodu.

Oblika transporta bo odvisna od oddaljenosti in položaja kraja, kamor so namenjeni naši izdelki, od količine, velikosti, teže in tudi lastnosti blaga, ki ga prevažamo, od razpoložljivega časa ter od cene transporta. Letalski je od vseh najdražji, a vseeno lahko najprimernejši za oddaljene kraje in tovore majhne prostornine in teže. Za odročne kraje bomo najbrž prisiljeni uporabiti kombiniran prevoz. Tu je še posebej pomembno kakovostno embaliranje v večje kose in dobro označevanje. V primeru več sejmov, ki so si časovno blizu, je priporočljiv "povezan" prevoz, brez vračanja domov.
Prehodi meja so lahko včasih zelo mučni. Zato pri transportu sestavin razstavnega prostora uporabljamo carinske izpostave na sejmiščih, ki so prilagojeni carinjenju takšnega blaga. Z ustrezno dokumentacijo je lahko prehod meje enostaven. Opozarjamo pa na prehode meja s posebnimi izdelki, ki so v različnih državah lahko podvrženi različnim carinskim kriterijem. Predvsem so lahko problematični izdelki visokih tehnologij, izdelki za vojaške namene, prehrambeni izdelki, zdravila ter alkoholne pijače, ki jih izvažamo za reprezentanco.

Za vse mora predhodno izdati natančno navodilo špediter.

4. Prevzem, lokalni transport in skladiščenje
Blago, ki gre skozi carinski postopek na sejmišču, je treba prevzeti, ga dostaviti na določeni razstavni prostor, posamezne sestavine vzeti iz embalaže, embalažo pa shraniti v za to določeno skladišče.

5. Vsi postopki ob vrnitvi
Vsi navedeni logistični postopki se ponovijo ob vrnitvi, seveda v obrnjenem vrstnem redu.

Izvedba razstavnega prostora

Če ste se odločili, da boste prvič postavljali svojo stojnico sami, vam mora že na začetku biti jasno, da bo to morda ena vaših večjih življenjskih avantur. Predvsem se morate že vnaprej sprijazniti s tem, da stojnica ne bo postavljena ob pravem času. In da ne bo takšna, kot ste si jo predstavljali. In da podrobnosti še zdaleč ne bodo znak odličnosti.

Zato svetujemo, da vam vsaj prvič pomaga izkušen izvajalec razstavnih prostorov. Še bolje pa je, da vam kar v celoti in tudi v prihodnje to opravi on. Lahko pa ga nadzorujete ali najamete posebnega strokovnjaka za nadzor postavitve.

Postavitev razstavnega prostora poteka v zmešnjavi. Najprej bomo iskali, kje je parkiran tovornjak oz. kje je skladiščeno naše blago. Nato bo moral svoje opraviti carinik. Ko dobimo blago s pomočjo špediterja ali lokalnega prevoznika na razstavno mesto in pričnemo delati, nas ob šestih zvečer varnostnik nažene iz dvorane, ker ob tej uri sejmišče zaprejo. Ali pa ne bomo mogli delati v soboto in nedeljo, ker to ne dovolijo njihovi sindikati. Na razstavni prostor vsi pridejo tik pred zdajci, vsem se mudi, vsi imajo razmeščene dele konstrukcije, razstavne eksponate, barve, folije, načrte, okvire, obloge in kar je še vsega drugega. Vsem pridejo priklopit telefon in vodo zelo pozno, vsi so nervozni, pa še razstavljalci v skrbi po pravočasni in kakovostni postavitvi povečujejo napetost. A takšen je pač ta posel.

Gradnja stojnice se prične s polaganjem talne obloge. Pred tem je treba razstavni prostor izmeriti ter najti (običajno v tleh) vse priključke, ki smo jih naročili. Priključki za elektriko se povežejo s kabli, ki tečejo pod talno oblogo, vodni dovod in odvod pa morata biti blizu servisnega dela stojnice - kuhinje, in mora biti speljan nad oblogo po najkrajši poti do mesta uporabe. Pri stojnici, ki je na podiju, torej dvignjena od tal, to ni potrebno. Talna obloga se na tla prilepi (vsaj na robovih) in se prekrije oz. zaščiti s plastično ali kakšno drugo prevleko.

Nato se pričnejo graditi stene, vrata in strop. Sejemska konstrukcija, ki jo uporabljamo za gradnjo, mora biti dovolj trdna, saj bo "nosila" še marsikatere dodatne sestavine razstavnega prostora. Posebej čvrsta mora biti gradnja, kadar postavljamo stojnico v nadstropje. Nekatera sejmišča oz. organizatorji sejmov zahtevajo dokazila o kakovosti sejemske konstrukcije. Ta se lahko nanašajo na požarno varnost oz. zanesljivost konstrukcije, lahko pa tudi na trdnost. Pogosto zahtevajo statični izračun trdnosti, v primeru postavitve v nadstropje pa je to skoraj obvezno. Pogosta je tudi zahteva po zavarovanju tretjih oseb, obiskovalcev, ki so lahko ob morebitni nezgodi na razstavnem prostoru poškodovani.

Poleg razstavnih izdelkov, sejemske konstrukcije in drugih sestavin razstavnega prostora mora razstavljalec izvajalcu razstavnega prostora zagotoviti tudi: načrt sejmišča in dvorane z določeno lokacijo razstavnega prostora potrjeno naročilo najema razstavnega prostora pooblastilo za izvedbo razstavnega prostora, za urejanje formalnosti z organizatorjem sejma in drugimi servisnimi službami sejma, za prevzem vstopnic za izvajalce natančen izvedbeni načrt stojnice spiske vseh predvidenih sestavin razstavnega prostora navodilo o predaji razstavljalcu (čas, odgovorna oseba)

Ko bo postavljena osnovna lupina stojnice, se grobo razmestijo svetila in napelje električna napeljava.

Razmestijo se glavni kosi pohištva, tako v servisnem delu kot na vidnem delu razstavnega prostora. Predvsem je treba natančno namestiti tiste dele, na katere bomo postavili izdelke, torej police, vitrine, podstavke.

Stene, ki smo jih postavili, bomo opremili z grafičnimi oznakami, s slikami, ilustracijami, risbami, grafikoni, teksti, fotografijami in drugim. Ne smemo pozabiti tudi na ime razstavljalca, njegov znak ter naslov in druge podatke. Ta napis je lahko na steni, ime razstavljalca pa naj bo vidno izpisano tudi nad stojnico.
Po predhodnem načrtu bomo nato postavili na ogled še izdelke. Skrbno jih bomo razmestili na podstavke, v očiščene vitrine, na pulte in police. Zraven bomo postavili tablice z imeni oz. opisi izdelkov, seveda v jeziku dežele, kjer je sejem, ali v enem od mednarodnih jezikov.

Razmestitvi pohištva sledi končno aranžiranje s cvetjem in zelenjem in fina nastavitev svetil. Svetloba je vitalnega pomena pri oživitvi razstavnega prostora. Sočasno pripravimo tudi opremo servisnega dela - kuhinje.

Na koncu očistimo še zadnje podrobnosti, odstranimo zaščito tal in vse še enkrat preverimo. Prazno embalažo shranimo v skladišče, posamezne kose pa poprej opremimo z nalepko "Prazno" ter z označbo razstavljalca s številko dvorane in razstavnega prostora.

Stojnico predamo razstavljalcu, ki jo prevzame. Priporočljivo je, da se to opravi s primopredajnim zapisnikom. Razstavljalec jo lahko potem vsak dan predaja posebnemu pogodbenemu varnostniku, ki čez noč skrbi za varnost razstave. A tako je le na bolj neurejenih sejmiščih, običajno pa organizatorji sejma zagotovijo le nočno varovanje posameznih dvoran.

Takšna stojnica postane razstavljalcu delovno mesto za čas trajanja sejma.

Čas je denar - priprava stojnice Odločitev o izbiri agencije in drugih partnerjev (X-135) Posredovanje podatkov oblikovalcu (X-90) Odločitev o zasnovi razstavnega prostora (X-80) Predložitev načrtov in potrditev (X-60) Priprava eksponatov (15,X-40) Priprava grafičnih in drugih sestavin vizualnih komunikacij (10,X-25) Priprava razstavne konstrukcije (10,X-25 ) Zbiranje eksponatov, embaliranje in označevanje (10,X-25) Izbira špediterja in prevoznika (X-20) Priprava dokumentov za prevoz, carino, špedicijo in zavarovanje(3,X-16) Prijava zavarovanj (1,X-13) Carinjenje, prevoz (4,X-12) Prevzem, lokalni prevoz, dostava na prostor (1,X-8), (1,Y+1) Izvedba razstavnega prostora (5,X-7) Fotografiranje stojnice (X,X-1) Podiranje stojnice (5,Y) Logistika ob vrnitvi (4, Y+10)

Kaj pa "država"?
Skupne predstavitve oz. razstave na sejmih v tujini v organizaciji in ob sofinanciranju državnih oz. javnih institucij imajo več prednosti pri prijavi in pripravi skupnega razstavnega prostora, seveda pa tudi nekatere pomanjkljivosti:
+ možnosti predhodne tržne raziskave za panogo
+ podatki o sejmih so že zbrani in na voljo+ izbira sejma je ob podpori podatkov ministrstva in Zbornice lahko ustreznejša
+ praviloma skupnim predstavitvam in nacionalnim razstavam sejmišča dodelijo boljše lokacije
+ izvajalec takšne predstavitve se izbira z natečajem, kar zagotavlja večjo kakovost ob manjših stroških
+ zaradi možnosti racionalnejšega zakupa prostora je tudi ta strošek nižji
+ vsi postopki prijave, logistični postopki in izvedba so cenejši kot pri samostojnem nastopu
+ posameznemu podjetju ni treba izvajati postopkov izvoza, carinjenja itd., lahko pa tudi embaliranja in označevanja embalaže
- isti razstavni prostor si delijo med seboj podjetja, ki so lahko konkurenčna
- projekt in oprema prostora zaradi skupnega videza ne moreta v vseh podrobnostih upoštevati oblikovalskih želja posameznega razstavljalca
- logistični postopki so zaradi neizenačene organiziranosti posameznih podjetij zelo oteženi in trajajo dalj časa
- vpis v katalog je lahko cenejši le, če se posamezni razstavljalci odrečejo individualnemu vpisu, možnost, da se zamudi rok vpisa, je večja.

Delovanje na razstavnem prostoru

Informacijski pult
Večina razstavljalcev na mejo prehoda in stojnice postavi informacijski pult. To je običajno osrednja informacijska točka, ki mora zadovoljiti povpraševanje po osnovnih podatkih o razstavljalcu in njegovih izdelkih; ki selekcionira obiskovalce, nekatere spušča na razstavni prostor in jim zagotavlja bolj kvalificirane sogovornike; ki deli tiskane informacije; ki sprejema napovedane obiskovalce itd.

Informacijski pult mora biti jasno označen in postavljen na vidnem mestu. Opremljen naj bo z vsem pisnim in morebitnim drugim gradivom ter s podatki o osebju stojnice oz. odgovornih sodelavcih. Na njem naj bo zastavica razstavljalca in/ali države, cvetlični aranžama in košarica z bonboni.

Informacijski pult je lahko tudi mesto za delitev drugih priložnostnih darilc.

Osebje na stojnici
Na stojnici deluje osebje z različnimi vlogami. Vse vloge morajo biti vnaprej razdeljene in natančno opisane.

Razstavni prostor vodi direktor, vodja stojnice. On mora zagotavljati, da osebje stojnice v dobrih pogojih kar najbolje dela. Podrobno mora biti seznanjen s programom, z vsemi pomembnejšimi dogodki in obiski. Poznati mora cilje razstave, uporabljena komunikacijska sredstva, celoten razstavni program in način njegovega prikaza.

Direktor stojnice v času sejma predstavlja razstavljalca. Sprejema uradne delegacije, pomembne osebe, novinarje in druge protokolarne obiske. On zaprosi tudi zelo pomembne uslužbence razstavljalca, da zapustijo razstavni prostor, če tam trenutno ne opravljajo pomembne naloge in so v napoto ob velikem obisku partnerjev. Ureja pomembna vprašanja s sejemsko upravo oz. organizatorjem sejma. Razporeja delo in odloča o operativnih nalogah. Delo osebja stojnice tudi nadzira. Za nadomeščanje oz. manj pomembna opravila ima lahko namestnika. Oba sta praviloma uslužbenca podjetja, ki razstavlja, torej razstavljalca.

Priporočljivo je, da direktor stojnice ob koncu dneva skliče sestanek (lahko tudi zjutraj), na njem preveri učinek tega dne (vsi pomembni sodelavci naj poročajo), identificira dobre in slabe plati delovanja in se dogovori o delu za naslednji dan. Graja in hvali. Na koncu lahko v zahvalo za dobro delo povabi osebje na skupno kosilo. Tako kot vsak od osebja na koncu sejma napiše podrobno poročilo in skupno sklepno poročilo.

Na razstavnem prostoru so najpomembnejši tisti sodelavci, ki obiskovalcu predstavijo izdelek, njegove značilnosti in pogoje prodaje - demonstratorji. To so ponavadi komercialisti, prodajno osebje razstavljalca, lahko pa tudi razvojniki ali drugi s področja proizvodnje. Ti obiskovalce primerno nagovarjajo, pomagajo pri ogledu razstave in spoznavanju razstavljenih izdelkov, tolmačijo vse, kar obiskovalce zanima (nikar si ne privoščimo, da bi kakšno vprašanje ostalo neodgovorjeno!), jih oskrbijo s prospekti, katalogi, naslovi in drugimi informacijami. Resnejše interesente povabijo v prostor za pogovore, kjer jim po presoji lahko tudi postrežejo. Nujno je, da si izmenjajo vsaj posetnice.

To ni del osebja, ki bi držal roke v žepih, kadil in pil sredi stojnice, ki bi posedal in se malomarno pogovarjal med seboj, ko so v bližini obiskovalci, ki bi prenašal skodelice za kavo ali košarice s piškoti, ki bi...

Ta del osebja pomeni največkrat prvi stik obiskovalca z razstavljalcem. In ker vemo, kako pomemben je prvi vtis, morajo biti ti "predstavniki" podjetja skrbno izbrani, s kulturnim in suverenim nastopom, urejenega videza in - pozor!- vešči jezika dežele gostiteljice. Če seveda želijo biti aktivni in obiskovalce resnično učinkovito nagovoriti. Če pa domačega jezika ne obvladajo, bo z aktivnim pristopom težko. V tem primeru se najpogosteje umaknejo "v drugo vrsto" in začetni nagovor prepustijo najetemu demonstratorju, ki pa obiskovalca že po prvih stavkih pripelje k njim in v pogovoru pomaga pri tolmačenju.

Za demonstratorje je zelo priporočljivo, da se pred pričetkom razstave izšolajo tudi v spretnosti nagovarjanja in komuniciranja, samo po sebi pa je razumljivo, da dobro poznajo izdelke in njihove lastnosti.

Najeti demonstratorji so lahko le zasilna rešitev. Če že ne gre drugače, se bomo potrudili vsaj toliko, da bomo našli takšne, ki so po izobrazbi blizu našemu izdelku. Pred odprtjem razstave jih bomo temeljito poučili o vsem, celo izšolali za takšno predstavljanje.

Vsekakor vlogo demonstratorja ne more prevzeti hostesa. Veliko napako delajo tisti, ki z argumentom "luštne punce" prepustijo predstavljanje svojih izdelkov hostesam. Hostese so ponavadi najeta mlajša delovna sila ženskega spola, katerih naloga je napraviti tisti kratek postanek obiskovalca v prostoru za pogovore prijeten s tem, da gosta postrežejo, katerih naloga je delitev tiskanih in drugih komunikacijskih sredstev, lahko tudi darilc ali spominkov, morda še pomoč v recepciji. Če se tako dogovorimo, bo delo hostes tudi priprava gostinskega servisa, torej delo v kuhinji. Hostese morajo biti vešče domačega jezika dežele, kjer je sejem, ter tujega svetovnega, ki ga govori tudi razstavljalec. In tudi njim ne bo odveč vsaj kratkotrajno šolanje o obnašanju, oblačenju in poznavanju razstavljalca in njegovih izdelkov.

Informator ali informatorka, ki dela pri recepcijskem pultu, je jezikovno dobro podkovan. Pozna osebje stojnice in tudi druge pomembnejše razstavljalčeve sodelavce. V grobem pozna razstavni ali celo celotni prodajni program, saj mora največkrat odgovarjati na vprašanje, ali določeni izdelek razstavljalec prodaja, kdo ga proizvaja, kdo je odgovorna oseba itd. Dobro mora poznati publikacije, ki jih ima na voljo, in se glede na njihovo vsebino odločiti, kaj bo posredoval obiskovalcu, da bo zadostil njegovi želji po informacijah. Največji del tovrstnih želja obiskovalcev bi se moral zadovoljiti prav pri recepcijskem - informacijskem pultu. Ko pa obiskovalec želi podrobnejše informacije, ga usmeri k ustreznemu strokovnjaku.

Na razstavnem prostoru lahko delujejo tudi drugi, za razstavo značilni sodelavci osebja stojnice. Posebej imamo lahko tajnico stojnice; gospodinjo stojnice, ki skrbi za kuhinjo; imamo lahko tehnika, ki skrbi za ozvočenje, svetlobni show, video steno; med osebje stojnice sodijo tudi vsi nastopajoči v showu ali drugem programu; in končno je del te ekipe tudi morebitni tehnični vzdrževalec, ki ima na skrbi brezhibno delovanje vseh tehničnih sestavin stojnice.

Ponavadi morajo informatorji in demonstratorji delati zelo intenzivno. Če si to lahko privoščimo, jih bomo razdelili v skupine, ki bodo aktivne z večjimi premori - torej se bodo menjavale. Ni pa priporočljivo, da delajo več kot štiri ure neprekinjeno.

Obnašanje osebja - Pogovor
Aktivno delovanje osebja na stojnici narekuje stalno pozornost. Seveda tega ne moremo doseči, če sedimo skriti za steno ob kavi ali celo kozarčku žganega. Pa čeprav so nas obiskali sodelavci podjetja iz domačega kraja, da bi si malo odpočili od naporne hoje po sejmišču. Aktivno delovanje pomeni, da stojimo na razstavnem prostoru, malo odmaknjeni od roba stojnice, in opazujemo obiskovalce. Če pa je na stojnici veliko ljudi, se med njimi gibljemo. Opazovanje obiskovalcev, njihovega izraza na obrazu ob ogledovanju naših izdelkov, pogleda, ki ga pritegnejo določene podrobnosti, nam narekuje, kdaj k obiskovalcu pristopimo in ga nagovorimo.

Pogovor z obiskovalcem na razstavnem prostoru naj bo razdeljen na tri dele: uvod, predstavitev in sklep. V prvem delu skušamo ugotoviti, ali je obisk za nas zanimiv ali ne, torej, ali od njega lahko pričakujemo (tudi) poslovne rezultate. Predstavimo se in povprašamo, ali je prepoznal posamezen izdelek in njegove lastnosti ter kateri izdelek konkretno išče na sejmu. Ali mu pri tem lahko pomagamo? Prvi neodločni zavrnitvi pogovora mora slediti nov poizkus. Ne vprašamo le: "Ali vam lahko pomagam?" ker se bo na odgovor, "Hvala, le ogledujem!" pogovor končal. Odgovoru prisluhnemo, in če je obiskovalčev interes vsaj delno pokrit z našim izdelkom, mu ga predstavimo. Če ne, ga napotimo na oglede drugam. Čim prej skušajmo ugotoviti njegov konkretni poslovni interes in njegovo vlogo v nakupnem procesu.

Predstavitev izdelka naj bo kratka in jedrnata. Samo dejstva, prednosti in dobre lastnosti. Pustite še kaj "gradiva" za nadaljnji pogovor. Raje prisluhnite vprašanjem, kot da bi vse povedali vnaprej. Na vsak način skušajte ugotoviti, kako se videno sklada z njegovimi pričakovanji. Posredujte mu prospekt ali drugo enostavnejše gradivo. Pomembnejše gradivo mu boste poslali po pošti ali prinesli osebno ob obisku.

Na koncu boste skušali ugotoviti obiskovalčev interes po dodatnih informacijah, srečanju ali celo naročanju. Nikar nanj ne pritiskajte preveč, bodite prijazni, strpni in skušajte dobiti pošten odgovor. Najbolje je, da se obnašate tako, kot želite, da se do vas obnašajo drugi. Če niste tega storili že na začetku pogovora ali med njim, potem obvezno na koncu izmenjajte posetnice. Če gre za res pomembnega in poslovno zanimivega obiskovalca, lahko pogovor nadaljujete tudi pozneje, pri večerji. Pustite si odprta vrata za naslednji stik! Pogovor si po obiskovalčevem odhodu zapišite! Ne vseh podrobnosti, ampak vse pomembne podatke. Tudi tiste o konkurenci.

Oprema osebja
Vse osebje na stojnici, tudi tisti, ki po funkciji na razstavnem prostoru delujejo le občasno, mora obvezno nositi priponke. Na priponki mora biti izpisano vsaj ime podjetja razstavljalca z logotipom in/ali znakom, jasno in z velikimi črkami ime in priimek ter funkcija nosilca priponke. To je osnovna informacijska kultura vsakega razstavnega prostora.

Informatorji in demonstratorji naj imajo tudi podložne kartone s sponko, ki so jim podlaga za pisanje med pogovorom z obiskovalcem, ki poteka stoje.

Videz osebja in oblačila vseh naj bodo korektni. Oblačila so lahko tudi enotna. Torej naj ne bodo vpadljiva, marveč dobre kakovosti, čista in brezhibno oblečena. Odpet zgornji gumb, četudi čiste srajce, je navkljub kravati izraz malomarnosti. Da o nepološčenih čevljih, črnih nohtih in zamaščenih laseh ne govorimo.

Le hostese si lahko privoščijo bolj vpadljiva oblačila. Krajše krilo in živahna barva nista odveč. A le do prave meje. Nikakor naj ne dajejo vtisa lahkih deklet.

Zagotavljanje povratnih informacij
Vsak, še tako nepomemben stik na stojnici si zasluži zabeležko. Razstavljalec mora vedeti, kdo se je zanimal zanj in njegove izdelke. Razstava je namreč lahko šele začetek dobrega poslovnega sodelovanja v prihodnosti.

Zato morajo vsi, ki jih je razstavljalec pooblastil za stike z obiskovalci, imeti možnost in obveznost takšne stike zabeležiti. V ta namen se lahko uporabljajo različni pripomočki.

Najboljši je t.i. sejemska beležka. To je tiskan formular, lahko tudi v več kopijah, na katerem so rubrike o imenu in priimku obiskovalca, njegovi funkciji, podjetju, od koder prihaja, naslovu in drugih podatkih za poznejše kontaktiranje, ter rubrika, v katero vpišemo podatke o vsebini pogovora. Kakšni vrsti posla pripada, o čem se je pozanimal, kateri izdelki in njihove značilnosti bi ga utegnile zanimati, kakšne cene in drugi pogoji so zanj sprejemljivi, kakšne količine bi naročil, ali zahteva vzorce itd. Nujno je pripisati, kako ga je treba kontaktirati po sejmu. In kdo se je z njim pogovarjal.

Istemu namenu seveda lahko služijo tudi navadne beležke. Obvezno pa jim je treba priložiti posetnico, ki smo jo dobili od obiskovalca. Oboje je lahko pomemben vir za oblikovanje mailing list. Skoraj vsak od osebja na stojnici mora po koncu razstave napisati poročilo. Koristno je tudi,da si vsaj iztočnice za poročilo vsak naredi kar na razstavnem prostoru, kajti navkljub izvrstnemu spominu bodo detajli kasneje zbledeli. Vsakdo naj dobi navodilo, kaj obvezno mora tak&sca, ron;no poročilo vsebovati. Tistega, ki ga bo analiziral, seveda ne bo zanimalo, kako smo preživljali večere in ali je v času sejma deževalo.

Poročilo o delu na razstavi mora vsebovati: opis obis, , ,, , ka, ra, zstave: splo&scar, on;en vtis o celotnem sejmu, o obiskovalcih na razstavnem prostoru (glej: sejemska beležka), njihova povpraše, vanja, pripombe, sugestije... opis posla: ki je bil sklenjen ali ki se obeta, po možnosti že v predvidenih količinah... , ocena razstavnega prostora: funkcionalnost, videz, ocena drugih komunikacij, pripombe... opis in ocena k, onkurence: izdelki, razvoj, pogoji, komuniciranje, primerjava z lastnimi izdelki...

Poročilo naj bo čim bolj podrobno, opisno in v številkah! Vsekakor se poročilo piše v duhu produktivne kritike, zato, da bi naslednjič predstavitev pripravili še bolje.

Čas je denar - osebje na stojnici Izbira osebja, za stojnico (5,X-135) Rezervacija namestitve (X-120) Prvi trening (1,X-30) Preizkus oblačil (X-30) Drugi trening (2,X-20) Prevzem oblačil in opreme (X-5) Sestanek zju, , traj, vsak dan Zbir beležk, vsak dan Zbir končnih poročil (Y) Obdelava stikov in povratno informiranje (Y+21) Izdelava sklepnega poročila (Y+15)

Avdio in video
Na razstavnem prostoru je velikokrat treba pripraviti bodisi podroben prikaz delovanja in uporabe izdelka ali pa z atraktivnim, privlačnim in nenavadnim vizualnim prikazovanjem zbujati pozornost obiskovalcev sejma.

V ta namen nam lahko služijo komunikacijska orodja predstavitve z diapozitivi, prikaz z grafoskopom, overhead projektorjem, računalnikom, vse lahko dopolnjeno z avdio sredstvi ter video ali klasičnim filmom, multivizijo, video steno ali celo kibernetskim prostorom z navidezno realnostjo.

Pomembno je, da vemo, kaj želimo z avdio in video prikazom doseči. Če gre za podrobnejše informiranje, bomo komunikacijsko orodje namestili morda bolj v ozadje, kjer ga bomo lahko obiskovalcu predstavili v miru in bo opazovanje bolj osredotočeno. Lahko ga bomo celo povabili v zaprti del stojnice, kjer bo ogled res nemoten.
Če pa gre za atrakcijo, bomo zaslon postavili v prvi plan in glasnost tudi do dovoljene meje. Pri tem bomo pazili, da bo takšna "predstava" vsebinsko vseeno povezana s podjetjem in izdelkom. Tudi ne sme biti predolga, saj bodo obiskovalci po koncu hiteli naprej, ne da bi spoznali, zakaj smo jih v resnici pritegnili. Zato bo tudi v nadaljevanju potekala načrtna preusmeritev pozornosti na naš izdelek, bodisi s pomočjo "žive" predstavitve, svetlobnih učinkov ali kako drugače.

Poseben prikaz je možen tudi s pomočjo računalniške tehnologije in sicer tako, da si obiskovalec sam izbere pot, po kateri bo iskal informacije. Z ustreznimi ukazi, z dotikom tipke ali zaslona si bo izbral jezik, v katerem mu bo "stroj" tolmačil informacije preko slušalk ali zvočnika, izbral si bo temo, podtemo in naprej poljubno potoval po razvejeni informacijski poti, kolikor mu jo bo pač omogočil računalnik.

Publikacije in druga gradiva
Na razstavnem prostoru moramo imeti na voljo vedno dovolj tiskanih, v novejšem času pa že tudi avdio, video in v digitalnem zapisu shranjenih informativnih gradiv. Podjetje naj selektivno določi, kdo bo lahko komu posredoval katera gradiva. Pri tem je osnovno vodilo dobro informiranje obstoječih in potencialnih poslovnih parterjev ter korektno zadovoljevanje drugih obiskovalcev s splošnimi informacijami.

Za resnega oz. že znanega poslovnega partnerja bomo pripravili izdelčne prospekte, morda tudi tehnično dokumentacijo. Te informacije so lahko tudi na disketi ali cederomu. Njemu bodo namenjeni katalogi, ceniki in skupinski prospekti. Tisti, ki našega podjetja še ne poznajo, bodo lahko dobili le enostavnejše prospekte. Prestižno predstavitveno publikacijo ter letno poslovno poročilo jim bomo poslali po pošti, če bodo to želeli oz. če bomo ugotovili, da utegnejo postati naši prihodnji partnerji.

Posebni, pomembni obiskovalci, ki so na seznamu zelo pomembnih oseb in se ne zanimajo za konkretne izdelke, ampak za razstavljalca kot institucijo, bodo dobili prestižno predstavitveno publikacijo ter letno poročilo. Morda jim bomo dali še kopijo odličnega video filma (ne predolgega!), ki predstavlja dejavnost podjetja in okolje, iz katerega prihaja. Med pomembnimi obiskovalci so tudi novinarji, ki bodo poleg tega prejeli še pripravljeno fotografsko gradivo (obvezen je komentar - napis na hrbtni strani fotografije) ter besedila z opisom izdelkov, a na dovolj poljuden način. Predvsem naj bo poudarjena novost in prednost širšega pomena.

Običajni obiskovalci se bodo morali zadovoljiti le z enostavno izdelano splošno informacijo o razstavljalcu, z naslovi predstavništev po svetu in morda še z mapo in vrečko za prospekte.

Prikazi delovanja - Srečanja
Prikazov delovanja izdelka je več vrst. Večinoma jih izvaja v živo osebje stojnice, ki si dostikrat pomaga z video projeciranjem določenih prikazov (z dia, overhead ali video projektorjem, računalniško vodenim prikazom preko LCD displaya in projektorja itd.).

Uporabijo lahko koncept sprotnega prikazovanja glede na število zainteresiranih obiskovalcev ali pa prikaze ob določenih urah. Prikazi so lahko množični, torej za več obiskovalcev, ali pa individualni. Ti so najučinkovitejši.

Potekajo lahko na stojnici pri visokem pultu (npr. z računalnikom), za nizkim pultom za večje število ali pa celo v za ta namen pripravljeni dvorani za veliko število obiskovalcev. V tem primeru so v dvorani zaželeni sedeži.

Prikazi lahko potekajo v obliki predavanja, v obliki dvogovora predavatelja in avditorija, tudi s postavljanjem vprašanj, v obliki bolj ali manj kričavega nagovarjanja mimoidočih ali pa le v obliki pogovora demonstratorja in zainteresiranega obiskovalca.

Organizirana srečanja s poslovnimi partnerji (aktualnimi in potencialnimi), pa tudi seminarji, ki pomenijo bolj ozko strokovno usmerjeno in teoretično podprto obliko predstavitve izdelkov in idej, so lahko na razstavnem prostoru. Če imamo dovolj prostora, seveda. Sicer pa v takšne namene najamemo dvorano na sejmišču ali bližnjem hotelu.

Predstava
Razstavni prostor lahko zaživi tudi kot oder. Na njem se predstavijo zelo raznoliki izvajalci. Lahko so to glasbeniki, od dixilanda do klasičnih godalcev, od nenavadnega one man banda do originalnih izvajalcev avtohtone narodne glasbe. Lahko so to komedijanti, od gledališke predstave, ki posredno in neposredno razlaga vsebino razstave do pantomimičarja, od požiralca ognja, žonglerja, klovna ali čarovnika do tehnično dovršeno odigrane "govoreče glave". Lahko so tudi plesalci, od zanimive folklore do modernega baleta, od koreografirane dinamične plesne skupine do akrobatskega tria. Ali pa bo to všečna modna revija, nastop popularnih osebnosti iz športa in sveta estrade, program humorista in še in še.

Vsekakor nam bo odločitev o pripravi predstave narekovala vsebina razstave in komunikacijska potreba. Ta bo določila značaj predstave oz. zvrst nastopa, pa tudi intenzivnost, dolžino in frekvenco.

Poslovna darila
Na razstavnem prostoru imamo lahko več vrst poslovnih daril. Vsem, ki so pooblaščeni za delitev, morajo biti povsem jasna pravila delitve.

Najbolj množična darilca se lahko delijo že na informacijskem pultu. To so običajno enostavni svinčniki, priponke z gesli, bonboni, jabolka, igrače, vrečke za prospekte, drobni uporabni predmeti itd.

Enostavna darila so lahko namenjena tudi tistim, ki si ogledajo vodeni prikaz izdelka, ki stopijo na razstavni prostor in spregovorijo z nekom od osebja, ki povprašajo o prospektu določenega izdelka itd. Tudi ta darila naj ne bodo draga in razkošna, marveč uporabna, če je le možno. In naj asociirajo na razstavljalca ali njegov izdelek.

Večja, pomembnejša darila so namenjena le posebnim gostom, ponavadi odjemalcem. Ali pa morebitnem obisku znane osebnosti, visokega funkcionarja ali zelo pomembnega novinarja. Skratka zelo pomembnim osebam. Takšna darila lahko posredujejo le določeni predstavniki razstavljalca.

Prav pri vseh poslovnih darilih pa moramo paziti, da so vsebinsko in oblikovno v skladu s celovito podobo bodisi sejemske predstavitve, bodisi razstavljalca kot institucije, bodisi blagovne znamke ali celo posameznega izdelka. Zaželeno je, da ima poslovno darilo za prejemnika uporabno vrednost, še bolje pa je, če je izbrano v skladu z njegovimi hobiji, okusom ali željami.

Raziskave
Podjetje, ki razstavlja, lahko za svoje raziskovalne potrebe na razstavnem prostoru izvaja anketno raziskavo.

Raziskava običajno služi ugotovitvam, katere vrste obiskovalci pridejo na naš razstavni prostor, iz kakšnih podjetij, s kakšno izobrazbo, funkcijo oz. delovnim področjem, tudi morda s kakšnim namenom. Zanimalo nas bo verjetno, od kod so izvedeli za razstavo, kako ocenjujejo imidž razstavljalca in samo razstavo oz. prikazane izdelke.

Takšna raziskava lahko poteka v obliki pisne ankete ali v obliki intervjuja. Prva oblika je nerodna, ker ponavadi ni na voljo svinčnikov, podložnih kartonov, sedežev pri mizah, predvsem pa ne časa pri obiskovalcih. Intervju je primernejši, saj odgovore zapisuje anketar, omogoča pa tudi poizvedbo po podatkih, ki niso v anketi.

Vsak obiskovalec, ki sodeluje v anketi, mora dobiti manjšo nagrado ali pa vsaj obljubo o npr. sodelovanju pri nagradnem žrebanju.

Obsejemske aktivnosti - Seminarji in kongresi
Posebno pozornost bomo namenili seminarjem, ki jih pripravi organizator sejma ali določena panožna zveza. Strokovni seminarji so izjemno dober vir informacij o stanju, smeri razvoja in napovedih razvoja izdelka, tehnologije izdelave, trženja, povezovanja z znanostjo, svetovnim gospodarstvom itd. Seminarjev se bodo udeleževali predvsem naši razvojniki, pa tudi za tržnike ne bo odveč, če izvedo kaj novega. Seveda so seminarji tudi izjemna priložnost za promocijo našega dela, podjetja ali izdelka. Aktivni udeleženci bodo stopili tudi za govorniški pult in občinstvu prikazali nove dosežke naše pameti.

Panožna združenja ob močnih strokovnih sejmih organizirajo kongrese in simpozije. Tudi ti so izvrsten vir informacij za vodstva naših podjetij.

Največkrat pa žal na takšne oblike komuniciranja pozabimo. Ker se nismo prijavili že davno pred sejmom, nam seminar enostavno uide iz spomina tudi v času sejma in dobra priložnost za promoviranje podjetja ali pa vsaj sprejemanje novih ugotovitev splava po vodi.

Gostinski servis - Gostoljubnost
Razstavni prostor naj bo pomembnejšemu obiskovalcu prijazen. To pa pomeni, da so poleg prijaznosti, uglajenosti, profesionalnosti in dobrega videza osebja na voljo tudi stol, kozarec pijače in košček peciva.

Razstavni prostori običajno v svojem jedru skrivajo tudi kuhinjo. V njej je majhno skladišče prehrambenih izdelkov, hladilnik z napitki, kuhalnik za kavo, kozarci, druga posoda in pribor, pomivalno korito. Pooblaščene osebe v njej pripravljajo napitke in druge sestavine "gostinske ponudbe", kar na pladnjih iz kuhinje odnašajo hostese, jih servirajo gostom ter za njimi potem mize tudi pospravijo. V kuhinji posodo in pribor pomijejo in pripravijo za nadaljnjo uporabo. Najbrž je odveč opozarjati na čistočo. Gostinskemu servisu lahko služi tudi vidni šank z barskimi stoli.

V gostinski ponudbi so običajno kava, čaj, sokovi, mineralna voda, morebiti tudi izbrano vino dežele razstavljalca. Večje količine žganih pijač niso priporočljive, morda ena mednarodna in ena tipična razstavljalčeva. Prav tako ni priporočljiva zahtevnejša priprava hrane. Krožnik s slanimi ali sladkimi keksi in raznovrstnim pecivom bo večinoma zadostoval. In sadje, sezonsko, ne kakšno eksotično.

V program gostoljubnosti lahko sodi tudi organizacija skupnega kosila ali večerje z odjemalci (ali dobavitelji), morda organizacija dogodka, ki ga bodo še pomnili, ter morebitna priskrba vstopnic za večerne in druge dogodke za zelo pomembne osebe.

Nič neobičajnega niso banketi, gala sprejemi s koncertom, zakup gostišča. V ta namen je najbolje, da se povežemo z lokalnimi agencijami in podjetji za catering, najem in opremo prostorov, za program in strežbo, za posredovanje vstopnic itd.

Ne pozabite na prevoze, parkiranje, garderobo, varnost!

Namestitev
Na koncu naj le bežno omenimo namestitev osebja in morebitnih gostov razstave. Namestitev osebja stojnice je priporočljiva v istem objektu. To omogoča sestanke pred začetkom dnevnega dela na stojnici in po njem, skupne zajtrke in večerje. Namestitev v istem objektu je dopustna tudi za pomembne obiske iz razstavljalčevega in sorodnih podjetij. Tudi rangiranje osebja stojnice po standardu namestitve včasih ni odveč, le da naj razpon ne bo prevelik.

Nikakor pa ni dopustno, da se rezervira namestitev za pomembnega poslovnega partnerja - odjemalca v istem hotelu, kot smo sami. Imel bi občutek, kot da ga hočemo tudi zunaj delovnega časa sejma obdelovati in nagovarjati k nakupu. Pogojno bi bilo to dopustno le, če gre za že zelo znanega odjemalca, dobrega prijatelja našega podjetja, ki sam izrazi željo po skupnem bivanju.

Vsekakor moramo biti pri rezervaciji namestitev pravočasni. Nekateri hoteli sprejemajo predrezervacije že v času sejma za naslednje leto.

Kaj pa "država"?
Tudi delovanje na razstavnem prostoru pri skupnih predstavitvah v organizaciji ali ob sofinanciranju državnih oz. javnih institucij ima več prednosti, pa tudi nekatere pomanjkljivosti:
+ omogoča delovanje razstavnega prostora na višji informacijski ravni in bolj racionalno
+ državna institucija lahko glavni informacijski pult servisira z informacijami o državi, pogojih poslovanja, vlaganjih itd., ter informacijami o podjetjih, ki niso prisotna (možnost elektronske povezave z domačo bazo podatkov)
+ možnost izdelave skupnega kataloga, ki je kot splošna informacija in zgoščen zbir podatkov o posameznih podjetjih in programih pomembnejši od splošnih informacij posameznih podjetij
+ del osebja in njegove opreme, gostinski servis, predstava, video predvajanja itd. so lahko skupni, kar pomeni manjše stroške
+ organizira se lahko skupno šolanje osebja
+ izvede se lahko skupno medsebojno informiranje državnih organov in razstavljalcev o pogojih poslovanja v določeni državi in/ali panogi
+ pripravi se lahko večji dogodek ob otvoritvi, sprejem...
- osrednji informacijska točka le stežka zagotavlja specifične informacije o posameznih razstavljalcih in izdelkih
- različna oddaljenost posameznih razstavljalcev od osrednjega dela stojnice prinaša ob skupnih organiziranih dogodkih različen komunikacijski izplen

Delovanje po razstavi

Ko je predstave konec, ko se pogasijo luči in se zvije talna obloga, se za osebje razstavnega prostora in komercialno osebje začne - nadaljevanje začetega dela.

Vrednost razstave je v kakovosti in "količini" papirja, ki ga ustvarimo!

Kaj smo ugotovili na razstavi in dali na papir oz. zbrali: naročila za izdelke povpraševanje po izdelkih ( resno povpraševanje ali le informativno) povpraševanje po prospektih in drugih publikacijah podatke o obstoječi, novi in potencialni konkurenci in njihovih izdelkih, ki so bili razstavljeni na sejmu nove podatke o izdelkih, o proizvodnji, tehniki in tehnologiji, o odjemalcih in trženju, ki so bili predstavljeni na seminarjih izsledke naših raziskav, ki smo jih izvajali na razstavnem prostoru primerke strokovne literature, ki smo jo nabrali na sejmu (časopisi, revije, knjige, tudi katalogi, brošure, prospekti...) preglede in ocene delovanja osebja na stojnici, poročila, beležke predhodne dogovore z organizatorjem sejma za razstavljanje v naslednjem letu vse dokumente, z računi, ki se nanašajo na izvedbo razstave, vred.

Sejemska beležka, ki smo jo že omenili, je lahko zelo hvaležno orodje za analizo rezultatov razstave. Analiza zajema obiskovalce, njihovo strukturo, tudi strukturo povpraševanj. S pomočjo analize beležke lahko tudi ugotovimo, ali smo z obiskovalcem oz. njegovim podjetjem morda imeli stik že kdaj prej. To nam omogoči konsistentno reagiranje. Poleg tega ugotovimo, kako naj nadaljujemo komuniciranje, kaj naj mu pošljemo kot dodatno, povratno informacijo.

Prav tako so vir za izdelavo končnega poročila tudi posamična poročila osebja stojnice. Ta nam bodo pripovedovala še o delovanju in organizaciji razstave, komunikacijskih učinkih, konkurenci in bodo svetovala spremembe in izboljšave.

Seveda je naša prva naloga, da izvedemo naročila. In da še prej preverimo bonitete naročnikov. Časa nimamo več kot tri tedne!

Nato se bomo takoj lotili obdelave potencialnih kupcev, tako da bomo z njimi vzpostavili dodaten stik. Bodisi s pismom, s poslano publikacijo, telefonsko ali po faksu. Pošiljali bomo izdelčne publikacije, predstavitveno publikacijo podjetja, letno poročilo, interni časopis. In konec leta voščilnico!

Vsem, ki so se le oglasili na našem razstavnem prostoru in niso zahtevali dodatnih podatkov ali celo že naročili dobave izdelka, bomo poslali pismo, s katerim se bomo zahvalili za obisk in se priporočili za nadaljnje stike. Tudi tem lahko dodamo predstavitveno publikacijo.

Za vodstvo podjetja bomo izdelali končno skupno poročilo. To naj vsebuje splošno oceno sejemske predstavitve, oceno posameznih sestavin, oceno vsebine in dogodkov, oceno poslovne uspešnosti (lahko tudi podrobno), oceno razvoja panoge in oceno konkurence, izsledke naše raziskave, finančno poročilo, poročilo o osebju, napotke in izboljšave za naslednje leto. Vsa pomembnejša opažanja in dokumente bomo shranili v fascikel za isti sejem v prihodnjem letu.

Z zahvalnim pismom se bomo oglasili tudi vsem, ki so nam pomagali, da je bila razstava na sejmu uspešna. In pričakovali bomo seveda, da se bo za sodelovanje kdo zahvalil tudi nam.

Set drobnih nasvetov Včasih nam bo prišlo prav nekaj nasvetov, ki nam bodo pomagali, da se izognemo neprijetnostim, ki nam grozijo: Preberite natančno pravila in pogoje razstavljanja, ki jih določa organizator sejma. V njih se dostikrat skrivajo pasti, ki jim bomo na razstavnem prostoru le stežka kos. Dostikrat so napisana v drobnem tisku. S seboj vzemite prav vse podatke. In papirje. Tudi korespondenco. Najmanj pomembni papirji vam utegnejo priti prav takrat, ko to najmanj pričakujete. Nekaj gotovine nosite vedno v žepu. Zagotovo ste kaj spregledali pri naročilih ali pa se boste spomnili, da je treba še kaj dodati. Zadnjo minuto vam marsikdo rad priskoči na pomoč, če mu pokažete denar. Še pred pričetkom sejma pripravite vse potrebno za vrnitev. Ne samo vašo, tudi za vrnitev razstavne konstrukcije in izdelkov. Pozanimajte se še pred odhodom, kakšna zavarovanja so vam potrdili za čas pred razstavo, med njo in po njej. In kaj je treba ukreniti, če pride do poškodbe, nesreče ali kraje. Nikar ne pozabite kraje takoj prijaviti oblastem, policiji in zavarovalnici.